Scrivere in modo professionale (anche con l’AI) senza sembrare un bot: breve guida pratica
La comunicazione professionale non è sinonimo di freddezza, anzi: nel contesto digitale attuale, in cui i contenuti si moltiplicano e l’attenzione delle persone si riduce, saper scrivere in modo autorevole senza perdere umanità è una delle competenze più preziose per chi lavora in comunicazione.
Una sfida resa ancora più attuale dall’emergere dell’intelligenza artificiale generativa. Sempre più contenuti, email, articoli e post sono prodotti da strumenti come ChatGPT, Gemini o altri modelli linguistici. Questo ha creato un paradosso secondo me interessante: siamo ormai al punto in cui anche i testi scritti da persone reali rischiano di sembrare generati da una macchina. L’uso diffuso dell’intelligenza artificiale nella scrittura, infatti, ha creato un effetto collaterale per cui molti testi scritti da persone suonano come se fossero generati da un algoritmo.
Ecco perché oggi è fondamentale distinguersi con una scrittura che sia sì professionale, ma anche autentica, riconoscibile, credibile. Un buon copy professionale non rinuncia alla chiarezza, alla struttura e alla precisione, ma riesce comunque a essere coinvolgente, umano, relazionale.
In questa guida vediamo come trovare quell’equilibrio sottile tra autorevolezza e naturalezza, con esempi pratici e principi da applicare subito.
Il falso mito della scrittura professionale “seria”
Molte aziende (e molti professionisti) partono da un presupposto implicito: per essere autorevoli, bisogna essere formali. Questo si traduce spesso in un linguaggio eccessivamente distaccato, infarcito di frasi in forma passiva, sostantivi astratti, costruzioni sintattiche complesse.
Ma autorevolezza e formalità non sono sinonimi. Un tono di voce professionale può essere chiaro, diretto, curato, ma anche empatico, accessibile e preciso. Nel focus sul linguaggio inclusivo ho parlato di quanto la modalità in cui ci si rivolge a chi legge diventi la leva centrale nella relazione tra brand e lettore.
A questo si aggiunge oggi un ulteriore elemento: molti testi prodotti da AI sono eccessivamente neutri, appiattiti su uno stile generico, senza variazioni di tono. Questo spinge ancora di più a cercare autenticità.
Scrivere con l’AI: i segnali che rendono un testo “da bot”
Per capire se un testo rischia di suonare robotico (a prescindere se sia stato scritto da un’AI o da un umano), è utile individuare alcuni segnali ricorrenti:
- linguaggio vago e generico: espressioni come “soluzioni innovative e personalizzate”, “servizi a 360 gradi”, “strategia vincente” non dicono nulla di specifico.
- Frasi eccessivamente lunghe e astratte: la complessità sintattica spesso nasconde la mancanza di chiarezza.
- Assenza di soggetto umano: testi scritti interamente in forma passiva o in terza persona, senza mai indicare “chi fa cosa”.
- Zero ritmo, zero varietà: periodi tutti uguali, paragrafi che non si distinguono tra loro, tono piatto.
Sono caratteristiche comuni a molti output generati da strumenti di AI, ma che emergono anche nei testi scritti a mano quando si applicano automatismi o modelli troppo rigidi.
Come scrivere professionale e umano
1. Usare parole concrete
Evocare azioni, esempi e contesti specifici aiuta a costruire credibilità. Parole come “guidiamo progetti”, “risolviamo problemi concreti”, “affianchiamo team” raccontano molto più di “offriamo supporto” o “garantiamo soluzioni”.
2. Alternare registro formale e registro colloquiale
Un buon testo professionale sa quando alleggerire. Inserire una parentesi, una domanda retorica, un inciso più diretto può creare ritmo e rendere più fluida la lettura. La chiave è la coerenza. Ne ho parlato in un precedente approfondimento sull’approccio alla scrittura persuasiva, dove struttura e ritmo convivono con uno stile vivo e accessibile.
3. Rendere visibile il soggetto
Evitare le forme passive quando possibile aiuta a responsabilizzare chi scrive e a dare ritmo alla frase. Invece di scrivere “sono state implementate delle attività”, meglio dire “il team marketing ha implementato…”.
4. Curare la punteggiatura
Un ritmo di lettura coinvolgente passa anche dalla punteggiatura: punti, virgole, due punti, trattini. Alternare pause brevi e pause forti aiuta il lettore a seguire il discorso e restituisce voce al testo.
5. Scegliere un tono coerente con il brand
Professionale non significa impersonale. Ogni azienda ha un’identità, uno stile, dei valori da comunicare. Il tono di voce va costruito ma anche allenato con l’esperienza e declinato a seconda dei canali presidiati. L’importante è che risulti riconoscibile, non intercambiabile.
Il ruolo dell’intelligenza artificiale nella scrittura professionale
Oggi l’intelligenza artificiale è uno strumento potentissimo anche per chi si occupa di comunicazione. Può aiutare nella scrittura, nella riformulazione, nell’ideazione. Ma come ogni strumento, va guidata.
L’AI non conosce il contesto aziendale, non sa leggere tra le righe, non è in grado di fare scelte di tono basate sulla cultura del brand. Se usata senza filtro, tende a proporre testi puliti ma impersonali.
Per questo, chi scrive ha un compito chiaro: usare l’intelligenza artificiale come supporto operativo, non come sostituto decisionale. L’obiettivo resta creare contenuti che parlano alle persone, non che si limitano a “funzionare bene”.
Contesto (e intento)
Scrivere bene non significa sempre scrivere nello stesso modo ovunque. Cambiano i canali, cambia il pubblico, cambia l’obiettivo. Un white paper, un post LinkedIn, una landing page non parlano allo stesso modo – e non devono farlo.
Anche per questo è fondamentale imparare a progettare contenuti in modo strategico, partendo dall’intento comunicativo. Chi legge deve capire subito:
- cosa sta leggendo
- a chi si rivolge
- perché vale la pena continuare
Da tenere sempre presenti sono le strategie per scrivere testi che attirano l’attenzione: quando un contenuto è costruito per essere utile e centrato su chi legge, anche il tono di voce risulta più naturale e coerente.
Inclusività, accessibilità, riconoscibilità
Infine, un aspetto cruciale: la scrittura professionale è anche una questione di inclusività. Usare un linguaggio che accoglie, che non esclude, che tiene conto delle differenze è oggi parte integrante della comunicazione di brand.
Essere professionali oggi significa anche essere consapevoli, accessibili, umani. Un testo scritto bene non è solo corretto: è pensato per costruire relazione.
Scrivere in modo professionale senza sembrare un bot significa dunque uscire dagli automatismi, dalle formule impersonali, dalle espressioni che “suonano bene” ma in realtà non dicono nulla.
Significa scegliere con cura ogni parola, ogni pausa, ogni esempio. Ma anche concedersi di mostrare una voce: coerente, responsabile, credibile. Perché in un mondo in cui l’intelligenza artificiale può generare milioni di testi, la vera differenza la fa chi comunica con cura, attenzione e degli obiettivi chiari.
